ככה נראות רוב ההזמנות של מוצרי קד”ם לכנסים: הן נסגרות מאוחר מדי ובלחץ. הזמנה נכונה של מוצרי קד”ם לכנס מתחילה 3-4 שבועות לפני האירוע, עם הגדרה של קהל, תקציב למשתתף וכמויות, ונסגרת רק אחרי בדיקה של הדמיה ושל מדגם מהסחורה. כל שלב שמדלגים עליו חוזר אחר כך כבעיה ביום הכנס.

הצ’ק-ליסט כאן מסודר לפי לוח זמנים לאחור, מהיום שבו מתחילים לתכנן ועד הבוקר של האירוע. הוא כולל טבלת כמויות לפי מספר משתתפים, המלצות על מוצרים לפי סוג הכנס, ורשימת טעויות שכדאי להכיר מראש.

לוח זמנים לאחור: מתי לעשות כל דבר

הטעות הנפוצה ביותר היא להתחיל מהמוצר. נכון יותר להתחיל מהתאריך של הכנס ולספור אחורה. כך מגלים מהר אם יש מספיק זמן לבחור, לעצב, לאשר ולייצר, ומה צריך לקרות כבר השבוע.

זמן הייצור עצמו קצר יחסית, בדרך כלל 3 עד 5 ימי עסקים מאישור הגרפיקה. מה שלוקח זמן הוא האישורים הפנימיים בארגון, ולכן המרווח של שבועיים לפני הכנס חשוב.

שלב 1: מטרה, קהל ותקציב

לפני שבוחרים מוצר, כדאי לענות על שאלה אחת: מה המשתתף אמור לעשות עם המוצר אחרי הכנס. מוצר שנשאר על השולחן במשרד, כמו בקבוק או מעמד טעינה, מזכיר את המותג חודשים. מוצר שנזרק בדרך הביתה לא עושה כלום, גם אם היה זול.

התקציב למשתתף קובע את הסל. ב-10-15 שקלים למשתתף אפשר לתכנן תיק אל בד עם מוצר קטן. ב-25-40 שקלים אפשר להוסיף חולצה או בקבוק. מעל 60 שקלים אפשר לחשוב על מוצרים כמו רמקול בלוטוס או תיק גב, בדרך כלל רק למשתתפים מרכזיים או לדוברים.

אפשר גם לפצל את התקציב לשתי רמות. לדוגמה, ל-380 משתתפים תיק אל בד עם בקבוק, ול-20 לקוחות מפתח מארז מושקע יותר שנמסר אישית בדוכן. כך התקציב הכולל נשאר זהה, והמוצר היקר מגיע בדיוק לאנשים שהכי חשוב שיזכרו את החברה.

שלב 2: כמה להזמין מכל מוצר

כלל אצבע לכמויות: לחשב לפי מספר הנרשמים ולהוסיף רזרבה. בכנסים רבים מגיעים פחות אנשים מהנרשמים, אבל הצוות, הדוברים והמארחים צריכים גם הם מוצרים, ולכן רזרבה של 10% מכסה בדרך כלל את שני הצדדים.

בחולצות, הבעיה היא חלוקת מידות. חלוקה סבירה לקהל מעורב היא בערך 10% S, 25% M, 30% L, 25% XL ו-10% XXL ומעלה. אם יש רשימת נרשמים עם מידות, עדיף להשתמש בה. אם לא, הזמנה של חולצות בגזרת יוניסקס מפשטת את החישוב.

שלב 3: בחירת המוצרים לפי סוג הכנס

כנס מקצועי באולם, כנס ספורט, יום עיון לסטודנטים ותערוכה עם דוכן צריכים סל שונה. הנה התאמה בסיסית:

• כנס מקצועי באולם: תיק אל בד לחומרים, בקבוק תרמי ומחברת או פד לעכבר.
• תערוכה עם דוכן: מוצר קטן לחלוקה מהירה, כמו תיק שרוך, ומוצר שווה יותר ללידים חמים.
• מרוץ או יום ספורט: חולצת דרייפיט, כובע ובקבוק.
• יום עיון לסטודנטים: חולצת טריקו, תיק שרוך ומוצר שימושי לתיק.
• אירוע חורף: קפוצ’ון או כירבולית במקום חולצה קצרה.

לכנס עם קהל רחב כדאי לבחור מוצר אחד טוב במקום שלושה זולים. משתתף שמקבל בקבוק תרמי איכותי זוכר את החברה יותר ממי שמקבל שקית עם עט, מדבקה ומחזיק מפתחות. את האפשרויות המלאות אפשר לראות בקטגוריית מוצרי פרסום.

אל תשכחו את הצוות בדוכן

ברוב הכנסים מתכננים את המוצרים למשתתפים ושוכחים את מי שעומד מאחורי הדוכן. צוות של 4-6 אנשים בחולצות זהות עם הלוגו נראה מסודר, ומשתתפים מזהים מיד למי לפנות. חולצות טריקו בצבע המותג, או חולצות פולו לכנס מקצועי, הן הפתרון הפשוט.

כדאי לבחור לצוות צבע שונה מזה של החולצות שמחולקות למשתתפים, למשל חולצות שחורות לצוות ולבנות למשתתפים. כך בתמונות מהאירוע וגם באולם עצמו ברור מי מארח ומי אורח. אם הכנס נמשך יומיים, הזמינו 2 חולצות לכל איש צוות.

שלב 4: קבצים, הדמיה ואישור

1. שלחו לוגו וקטורי (AI, EPS, PDF או SVG) ולא צילום מסך של האתר.
2. בדקו את צבעי המותג מול צבע המוצר: לוגו כהה על תיק שחור כמעט לא נראה.
3. החליטו על מיקום וגודל: לוגו של 7-10 ס”מ על חזה החולצה, 20-25 ס”מ על תיק.
4. קראו כל מילה בהדמיה: תאריך, שם הכנס וכתובת אתר. טעות אחת מוכפלת ב-400 פריטים.
5. אשרו בכתב ושמרו את ההדמיה המאושרת להשוואה מול הסחורה.

בהדפסת משי, הבחירה בצבעים לא אמורה לייקר את ההזמנה, ולכן אין סיבה לוותר על הלוגו המלא בצבעים. בארטקסטיל, לדוגמה, מכונת משי אוטומטית מדפיסה עד 400 חולצות בשעה, כך שגם כנס של 400 משתתפים לא דורש ימים ארוכים של ייצור.

שלב 5: קבלת הסחורה ובדיקה

כשהקרטונים מגיעים, כדאי לפתוח 2-3 מכל סוג ולבדוק: האם הלוגו זהה להדמיה, האם הצבע נכון, והאם מספר הפריטים בכל מידה תואם להזמנה. בדיקה של 15 דקות שבוע לפני הכנס משאירה זמן לתקן. אותה בדיקה בבוקר של הכנס משאירה רק תסכול.

אחרי הבדיקה, מיינו את החולצות לפי מידות בקרטונים מסומנים, והכינו את התיקים מראש עם כל התכולה. בעמדת קבלה של 400 איש, כל 10 שניות שנחסכות לכל משתתף הן יותר משעה של תור.

טעויות נפוצות בהזמנת מוצרי קד”ם

• לחכות לאישור הלוגו האחרון: עדיף לעבוד עם הלוגו הקיים מאשר לפספס את המועד.
• להזמין מוצר עונתי לא נכון: קפוצ’ון לכנס באוגוסט או חולצה קצרה לאירוע חוץ בינואר.
• להזמין בדיוק לפי מספר הנרשמים: בלי רזרבה, המידות הנפוצות נגמרות ראשונות.
• לתזמן משלוח ליום הכנס: עיכוב של יום אחד במשלוח משאיר את הדוכן ריק.

סיכום

הזמנה מסודרת של מוצרי קד”ם לכנסים נשענת על לוח זמנים לאחור: מטרה ותקציב 4 שבועות לפני, הדמיה ואישור שבועיים וחצי לפני, ובדיקת סחורה שבוע לפני. מוצר אחד שימושי, בכמות עם רזרבה ובצבעים הנכונים, עושה יותר ממארז עמוס בפריטים זולים. כדי לבדוק כמויות, מוצרים ולוח זמנים לכנס הקרוב, אפשר לשלוח פנייה עם תאריך האירוע ומספר המשתתפים. ארטקסטיל מספקת לכל הארץ, ואפשר גם לאסוף מבנימינה או מגרנות בתיאום מראש.

ביום הכנס, אף אחד לא יזכור כמה זמן לקח לבחור את המוצרים. כולם יזכרו אם המוצר היה מוכן, נראה טוב ונשאר איתם גם אחרי שהאולם התרוקן.

שאלות נפוצות

הפוסט צ’ק-ליסט להזמנת מוצרי קד”מ לכנסים: כך לא תשכחו כלום הופיע לראשונה ב-ארטקסטיל.